個人情報の扱いを目的・範囲・同意の条件から考える
利用目的、必要な項目、同意の選択、閲覧範囲、保管の終了を考える14問と六つの記述課題です。
学年・内容の目安 高校「情報Ⅰ」。授業の復習や教材の準備に使えます。公開教材の利用条件を確認し、年少の生徒には講師が紙の教材を用意します。
学習内容や既習事項に合わせて使う独自の練習です。文部科学省の認定教材や、教科書・入試の全範囲を網羅する教材ではありません。
高等学校「情報Ⅰ」(1)ア(イ)・イ(イ)に関連する、個人情報の保護と活用を考える学習です。
解説を読む
申込みで集めた情報は、何のために、誰が、いつまで使うのでしょうか。架空の体験会の受付を使い、目的に合う項目と、別の目的で情報を使う場合の選択を考えます。
必要な予備知識
申込みの画面に名前や連絡先を書く場合があることを知っていること。
- 何のために情報を使うかを具体的に伝え、必要な項目を選びます。
- 別の目的で使う場合は、最初の目的や選択と混ぜず、説明と選び方を考えます。
- 情報を見る人と保管する期間を決め、必要がなくなったときの扱いも考えます。
解き方の例
参加時刻を知らせる連絡先と、次回の宣伝を届ける連絡先は、同じ欄でも使う目的が異なります。
よくある間違い
- 氏名を集める必要があるから、住所や誕生日も集めてよいと考える。
- 申し込んだ人は、別の案内を受け取ることにも同意したと考える。
- 閲覧用のリンクを限られた人に送れば、設定の確認は要らないと考える。
資料と考え方を講師と確かめる
目的と項目を対応させ、見る範囲や保管期間と、目的が変わった場合の選択を説明します。
資料AとC〜Gの体験会、申込み、保存期限は架空です。ここでは架空の運用条件を読み、個別の事業や制度への法令の適用は判断しません。
文部科学省：高等学校学習指導要領解説 情報編 · 個人情報保護委員会：利用目的を明らかにする考え方
読む文章・資料
何のために集めるかを決める
資料Aの体験会は、申込みをした人の確認と、開催時刻が変わったときの連絡が必要です。係は、氏名と連絡先を集める案を作ります。郵便で物を送る予定も、参加者の誕生日を使う予定もありません。
使う目的を具体的に説明する
資料Bで個人情報保護委員会は、情報を使う側と本人の双方に、何に使うか分かる程度に利用目的を具体的にすることを説明しています。「運営に使う」より、どんな確認や連絡をするかを示すと理解しやすくなります。
必要な項目と見る人を限る
資料Cの申込画面では、氏名と連絡先を受け付けます。会場の受付担当者は氏名を確認します。時刻変更の連絡をする担当者は、連絡先も見られます。人数だけを知りたい会場準備係には、申込みの合計人数を知らせます。
別の案内を受け取るか選ぶ
資料Dでは、今後の体験会を知らせる案内を追加します。参加に必要な申込みとは別に「次回の案内を受け取る」という選択欄を設けます。最初は選ばれておらず、選ばなくても今回の申込みはできます。
最初に選んだ使い道を確認する
資料Eで、Aさんは今回の体験会に申し込みましたが、次回案内の欄は選びませんでした。時刻が変わったので、係は今回の連絡を送ります。次の体験会が決まったときは、案内を希望した人だけに送ると、この体験会では定めています。
共有の設定と相手を調べる
資料Fで係は、申込一覧のリンクを送る前に、誰が開ける設定かを確認します。氏名と連絡先の一覧は必要な担当者に限り、外向けの報告は人数をまとめます。リンクを持つ人なら誰でも開ける設定は使いません。
保管の期限を区別する
資料Gでは、今回の受付と連絡に使った一覧を、行事終了の一か月後に消すことにしました。次回の案内を希望した人の連絡先は、本人に説明した別の期限まで、別の一覧で扱います。目的ごとに期限と対象を確かめます。
練習する
選択問題では答えを一つ選び、入力問題では指定された形式で答えます。判断の根拠や途中の手順は、記述課題で講師と確認します。
入力した答えは、ページを再読み込みするか離れるまで、このページのメモリ上に保持されます。保存済みの下書き、アカウントの成績、自動の宿題提出は作成されません。
自分の答えと記述
確認問題・資料・講師と使う課題
資料：何のために集めるかを決める
資料Aの体験会で情報を集める目的はどれですか。
- 当日の参加を確認し、開催時刻が変われば連絡する。
- 会場に入った人の誕生日を、受付の記録に残す。
- 参加後に案内の手紙を送り、住所別の地図を作る。
答えと解説
当日の参加を確認し、開催時刻が変われば連絡する。
資料Aの目的は参加確認と、開催時刻の変更を伝えることです。
資料：何のために集めるかを決める
資料Aの二つの目的のため、申込画面に必要な項目の組はどれですか。
- 氏名と郵便で荷物を送るための住所。
- 参加者の氏名と、変更を伝える連絡先。
- 誕生日と家に郵便物を届けるための住所。
答えと解説
参加者の氏名と、変更を伝える連絡先。
参加確認に氏名を使い、変更を伝えるために連絡先を使います。
資料：使う目的を具体的に説明する
資料Bの考え方に合う利用目的の説明はどれですか。
- 「体験会の運営に必要な情報として利用します」
- 「今後も使うことがあるため、申込みを記録します」
- 「当日の参加確認と、開催時刻の変更連絡に使います」
答えと解説
「当日の参加確認と、開催時刻の変更連絡に使います」
いつ、何のために使うかが分かる説明になっています。
資料：使う目的を具体的に説明する
資料Bで利用目的を具体的に伝えるのはなぜですか。
- 本人が自分の情報の使い道を理解できるようにするため。
- 受付係が、フォームの入力欄の数を増やしやすくするため。
- 情報を出した人が、あとで誰に連絡したかを調べないため。
答えと解説
本人が自分の情報の使い道を理解できるようにするため。
情報を使う側と本人の双方が、使う目的を理解できます。
資料：必要な項目と見る人を限る
資料Cで、変更の連絡をする担当者が確認する項目はどれですか。
- 会場準備係が受け取る参加者の合計だけ。
- 変更を知らせる相手の連絡先。
- 体験会に申し込んだ人全員の住所と誕生日。
答えと解説
変更を知らせる相手の連絡先。
変更を知らせる仕事には、連絡できる先が必要です。
資料：必要な項目と見る人を限る
資料Cで人数だけが必要な会場準備係には何を伝えますか。
- 氏名を隠した、各参加者の連絡先の一覧。
- 参加者の氏名と、受付に来る予定の時刻。
- 会場の準備に必要な申込みの合計人数。
答えと解説
会場の準備に必要な申込みの合計人数。
人数だけを知る目的には、個別の氏名や連絡先は不要です。
資料：別の案内を受け取るか選ぶ
資料Dで次回案内を選ばなかった場合、今回の申込みはどうなりますか。
- 次回案内を受けなくても、今回の申込みはできる。
- 次回案内に同意するまで、今回の申込みは保留される。
- 今回の申込みはできるが、開催時刻の変更も知らされない。
答えと解説
次回案内を受けなくても、今回の申込みはできる。
次回案内の選択は、今回の体験会への申込みと別です。
資料：別の案内を受け取るか選ぶ
資料Dの次回案内を選ぶ欄は、画面を開いたときどうなっていますか。
- 申込みをした人全員について、初めから選ばれている。
- 初めは選ばれておらず、希望する人が選ぶ。
- 氏名を入力すると、その時点で自動的に選ばれる。
答えと解説
初めは選ばれておらず、希望する人が選ぶ。
今回の申込みだけで次回案内を選んだことにならない形です。
資料：最初に選んだ使い道を確認する
資料EのAさんに送るものはどれですか。
- 今後の体験会が決まったときの募集案内。
- 今回の時刻変更と今後の募集の両方の案内。
- 今回の体験会で時刻が変わったことの連絡。
答えと解説
今回の体験会で時刻が変わったことの連絡。
Aさんは今回の連絡は受けますが、次回の案内は選びませんでした。
資料：最初に選んだ使い道を確認する
資料Eで次回の案内を送る相手はどれですか。
- 次回案内を受け取ると選んだ人。
- 今回の体験会に申し込み、氏名を送った人全体。
- 時刻変更の連絡を送った人と、申込画面を見た人。
答えと解説
次回案内を受け取ると選んだ人。
次回案内は、受け取りを希望した人に送ると決めています。
資料：共有の設定と相手を調べる
資料Fで個別の申込一覧を共有する前に何を確認しますか。
- リンクを案内文のどの行に書くか。
- 一覧を開ける人が必要な担当者に限られるか。
- どの機器なら一覧の文字が大きく表示されるか。
答えと解説
一覧を開ける人が必要な担当者に限られるか。
リンクを持つだけで開ける設定ではなく、閲覧できる担当者を確認します。
資料：共有の設定と相手を調べる
資料Fで外向けの報告に使うのはどれですか。
- 名前と連絡先を並べた申込み一覧。
- 氏名を除いて連絡先を一人ずつ並べた一覧。
- 個人を示す欄を載せず、申込み人数をまとめた結果。
答えと解説
個人を示す欄を載せず、申込み人数をまとめた結果。
外部に知らせる目的には、個別情報のない人数の報告を使います。
資料：保管の期限を区別する
資料Gで今回の受付と連絡に使った一覧はいつ消しますか。
- 体験会が終わって一か月後。
- 次回案内を送る直前まで待ってから。
- 次回の案内の別の期限と同じ日。
答えと解説
体験会が終わって一か月後。
今回の一覧には、行事終了から一か月後という期限を決めました。
資料：保管の期限を区別する
資料Gで、次回案内を希望した人の連絡先はどう扱いますか。
- 希望したかを区別せず、今回の一覧と一緒に保管する。
- 案内の目的を説明した別の一覧で、決めた期限まで保管する。
- 公開の報告に載せ、申込みの合計人数と一緒に示す。
答えと解説
案内の目的を説明した別の一覧で、決めた期限まで保管する。
希望した人の連絡先だけを、説明した別の目的と期限で扱います。
資料と考え方を講師と確かめる
資料：何のために集めるかを決める
資料Aで氏名と連絡先を使う目的を一つずつ書き、住所を集める必要がない理由も説明しましょう。
答えと解説
来た人が申し込んだか氏名で確かめ、時刻を変えたら連絡先に知らせます。郵便を送る予定がなく、この運営には住所を使う必要がありません。
各項目に使い道があるか確かめます。
- 氏名で参加確認し、連絡先で開催時刻の変更を知らせると示す。
- 郵送など住所を使う目的がないため、集める必要がないと示す。
資料：使う目的を具体的に説明する
資料Bを参考に、体験会の申込者へ利用目的を具体的に知らせる文を書き、具体的に書く理由を説明しましょう。
答えと解説
「氏名と連絡先は、当日の参加を確かめ、開催時刻が変更された場合に連絡するために使います」と伝えます。申し込む人が、自分の情報がどんな場面で使われるか分かるからです。
「運営のため」という表現に、具体的な用途を補います。
- 当日の参加確認と、時刻変更を連絡する用途を示す。
- 申込者が自分の情報の使われ方を理解できる理由を示す。
資料：必要な項目と見る人を限る
資料Cで受付担当者と会場準備係に見せる情報をそれぞれ書き、その違いの理由を説明しましょう。
答えと解説
受付では来た人が申込みをしたか確かめるので氏名を見ます。準備は席などの数を知ればできるので、個別の欄を見せず合計人数を伝えます。
担当ごとに知る必要のある情報を比べます。
- 受付担当者は参加を確かめるため氏名を使うと示す。
- 会場準備係は準備に必要な合計人数だけを知ればよいと示す。
資料：別の案内を受け取るか選ぶ
資料Dで次回案内の選択を今回の申込みから分ける仕組みを、初めの状態と、選ばなかったときの扱いを含めて説明しましょう。
答えと解説
次の案内を希望する人が自分で欄を選べるようにし、初めは空欄にしておきます。案内を選ばなかった人も、今回の体験会には申し込めます。
違う用途を受け入れることを、参加の条件にしない例です。
- 次回案内を別の選択欄にし、初期状態では選ばれないと示す。
- 選ばなくても今回の申込みができると示す。
資料：共有の設定と相手を調べる
資料Fで個別の一覧と外向けの報告の扱いをどう分け、共有前に何を確認するか説明しましょう。
答えと解説
名前や連絡先は担当者に限り、外の人には申込みの数だけを知らせます。一覧を送る前に、必要な担当者だけが開ける設定になっているかを確認します。
知らせる目的が違えば、見せる情報も違います。
- 個別の一覧は担当者に限り、外向けには合計を示す。
- 共有前に誰が開ける設定か確認することを示す。
資料：保管の期限を区別する
資料Gの二つの一覧を、用途と保管期限で区別して説明しましょう。
答えと解説
今回の受付と変更連絡の一覧は行事が終わって一か月たったら消します。次回案内を希望した人の連絡先は、本人に説明した案内用の期限まで別に管理します。
何のための一覧かで、残す期間も区別します。
- 今回の一覧は受付・連絡用で、終了の一か月後に消すと示す。
- 次回の一覧は案内を希望した人に限り、別に説明した期限まで扱うと示す。
ワークシート
学習内容と参考資料
日本の学習指導要領
高等学校「情報Ⅰ」(1)ア(イ)・イ(イ)に関連する、個人情報の保護と活用を考える学習です。 · 2026-11-09
学習内容と参考資料授業・宿題・次の記録につなげる
資料をもとにした判断や計算の手順を、生徒と一緒に確かめましょう。印刷する場合は生徒用と講師用を分け、記述課題は講師用の基準で確認します。年少の生徒には講師が紙の教材を用意します。生徒用のログインを使う場合は、利用条件と同意の手順を確認してください。
講師の方へ
教材にリンクを保存し、必要なときに生徒と共有できます。
この練習問題を保存ワークシート: 個人情報の扱いを目的・範囲・同意の条件から考える
MomentDesk · https://momentdesk.com/ja/practice/reason-about-purpose-scope-and-consent-for-personal-data/
目的と項目を対応させ、見る範囲や保管期間と、目的が変わった場合の選択を説明します。
文部科学省：高等学校学習指導要領解説 情報編 · 個人情報保護委員会：利用目的を明らかにする考え方
読む文章・資料
何のために集めるかを決める
資料Aの体験会は、申込みをした人の確認と、開催時刻が変わったときの連絡が必要です。係は、氏名と連絡先を集める案を作ります。郵便で物を送る予定も、参加者の誕生日を使う予定もありません。
使う目的を具体的に説明する
資料Bで個人情報保護委員会は、情報を使う側と本人の双方に、何に使うか分かる程度に利用目的を具体的にすることを説明しています。「運営に使う」より、どんな確認や連絡をするかを示すと理解しやすくなります。
必要な項目と見る人を限る
資料Cの申込画面では、氏名と連絡先を受け付けます。会場の受付担当者は氏名を確認します。時刻変更の連絡をする担当者は、連絡先も見られます。人数だけを知りたい会場準備係には、申込みの合計人数を知らせます。
別の案内を受け取るか選ぶ
資料Dでは、今後の体験会を知らせる案内を追加します。参加に必要な申込みとは別に「次回の案内を受け取る」という選択欄を設けます。最初は選ばれておらず、選ばなくても今回の申込みはできます。
最初に選んだ使い道を確認する
資料Eで、Aさんは今回の体験会に申し込みましたが、次回案内の欄は選びませんでした。時刻が変わったので、係は今回の連絡を送ります。次の体験会が決まったときは、案内を希望した人だけに送ると、この体験会では定めています。
共有の設定と相手を調べる
資料Fで係は、申込一覧のリンクを送る前に、誰が開ける設定かを確認します。氏名と連絡先の一覧は必要な担当者に限り、外向けの報告は人数をまとめます。リンクを持つ人なら誰でも開ける設定は使いません。
保管の期限を区別する
資料Gでは、今回の受付と連絡に使った一覧を、行事終了の一か月後に消すことにしました。次回の案内を希望した人の連絡先は、本人に説明した別の期限まで、別の一覧で扱います。目的ごとに期限と対象を確かめます。
資料：何のために集めるかを決める
資料Aの体験会で情報を集める目的はどれですか。
- 当日の参加を確認し、開催時刻が変われば連絡する。
- 会場に入った人の誕生日を、受付の記録に残す。
- 参加後に案内の手紙を送り、住所別の地図を作る。
途中の計算・単位・理由・確認答え:
資料：何のために集めるかを決める
資料Aの二つの目的のため、申込画面に必要な項目の組はどれですか。
- 氏名と郵便で荷物を送るための住所。
- 参加者の氏名と、変更を伝える連絡先。
- 誕生日と家に郵便物を届けるための住所。
途中の計算・単位・理由・確認答え:
資料：使う目的を具体的に説明する
資料Bの考え方に合う利用目的の説明はどれですか。
- 「体験会の運営に必要な情報として利用します」
- 「今後も使うことがあるため、申込みを記録します」
- 「当日の参加確認と、開催時刻の変更連絡に使います」
途中の計算・単位・理由・確認答え:
資料：使う目的を具体的に説明する
資料Bで利用目的を具体的に伝えるのはなぜですか。
- 本人が自分の情報の使い道を理解できるようにするため。
- 受付係が、フォームの入力欄の数を増やしやすくするため。
- 情報を出した人が、あとで誰に連絡したかを調べないため。
途中の計算・単位・理由・確認答え:
資料：必要な項目と見る人を限る
資料Cで、変更の連絡をする担当者が確認する項目はどれですか。
- 会場準備係が受け取る参加者の合計だけ。
- 変更を知らせる相手の連絡先。
- 体験会に申し込んだ人全員の住所と誕生日。
途中の計算・単位・理由・確認答え:
資料：必要な項目と見る人を限る
資料Cで人数だけが必要な会場準備係には何を伝えますか。
- 氏名を隠した、各参加者の連絡先の一覧。
- 参加者の氏名と、受付に来る予定の時刻。
- 会場の準備に必要な申込みの合計人数。
途中の計算・単位・理由・確認答え:
資料：別の案内を受け取るか選ぶ
資料Dで次回案内を選ばなかった場合、今回の申込みはどうなりますか。
- 次回案内を受けなくても、今回の申込みはできる。
- 次回案内に同意するまで、今回の申込みは保留される。
- 今回の申込みはできるが、開催時刻の変更も知らされない。
途中の計算・単位・理由・確認答え:
資料：別の案内を受け取るか選ぶ
資料Dの次回案内を選ぶ欄は、画面を開いたときどうなっていますか。
- 申込みをした人全員について、初めから選ばれている。
- 初めは選ばれておらず、希望する人が選ぶ。
- 氏名を入力すると、その時点で自動的に選ばれる。
途中の計算・単位・理由・確認答え:
資料：最初に選んだ使い道を確認する
資料EのAさんに送るものはどれですか。
- 今後の体験会が決まったときの募集案内。
- 今回の時刻変更と今後の募集の両方の案内。
- 今回の体験会で時刻が変わったことの連絡。
途中の計算・単位・理由・確認答え:
資料：最初に選んだ使い道を確認する
資料Eで次回の案内を送る相手はどれですか。
- 次回案内を受け取ると選んだ人。
- 今回の体験会に申し込み、氏名を送った人全体。
- 時刻変更の連絡を送った人と、申込画面を見た人。
途中の計算・単位・理由・確認答え:
資料：共有の設定と相手を調べる
資料Fで個別の申込一覧を共有する前に何を確認しますか。
- リンクを案内文のどの行に書くか。
- 一覧を開ける人が必要な担当者に限られるか。
- どの機器なら一覧の文字が大きく表示されるか。
途中の計算・単位・理由・確認答え:
資料：共有の設定と相手を調べる
資料Fで外向けの報告に使うのはどれですか。
- 名前と連絡先を並べた申込み一覧。
- 氏名を除いて連絡先を一人ずつ並べた一覧。
- 個人を示す欄を載せず、申込み人数をまとめた結果。
途中の計算・単位・理由・確認答え:
資料：保管の期限を区別する
資料Gで今回の受付と連絡に使った一覧はいつ消しますか。
- 体験会が終わって一か月後。
- 次回案内を送る直前まで待ってから。
- 次回の案内の別の期限と同じ日。
途中の計算・単位・理由・確認答え:
資料：保管の期限を区別する
資料Gで、次回案内を希望した人の連絡先はどう扱いますか。
- 希望したかを区別せず、今回の一覧と一緒に保管する。
- 案内の目的を説明した別の一覧で、決めた期限まで保管する。
- 公開の報告に載せ、申込みの合計人数と一緒に示す。
途中の計算・単位・理由・確認答え:
資料と考え方を講師と確かめる
ここからは講師と確認する記述問題です。自動採点の点数には含みません。
資料：何のために集めるかを決める
資料Aで氏名と連絡先を使う目的を一つずつ書き、住所を集める必要がない理由も説明しましょう。
資料：使う目的を具体的に説明する
資料Bを参考に、体験会の申込者へ利用目的を具体的に知らせる文を書き、具体的に書く理由を説明しましょう。
資料：必要な項目と見る人を限る
資料Cで受付担当者と会場準備係に見せる情報をそれぞれ書き、その違いの理由を説明しましょう。
資料：別の案内を受け取るか選ぶ
資料Dで次回案内の選択を今回の申込みから分ける仕組みを、初めの状態と、選ばなかったときの扱いを含めて説明しましょう。
資料：共有の設定と相手を調べる
資料Fで個別の一覧と外向けの報告の扱いをどう分け、共有前に何を確認するか説明しましょう。
資料：保管の期限を区別する
資料Gの二つの一覧を、用途と保管期限で区別して説明しましょう。
解答: 個人情報の扱いを目的・範囲・同意の条件から考える
当日の参加を確認し、開催時刻が変われば連絡する。
資料Aの目的は参加確認と、開催時刻の変更を伝えることです。
参加者の氏名と、変更を伝える連絡先。
参加確認に氏名を使い、変更を伝えるために連絡先を使います。
「当日の参加確認と、開催時刻の変更連絡に使います」
いつ、何のために使うかが分かる説明になっています。
本人が自分の情報の使い道を理解できるようにするため。
情報を使う側と本人の双方が、使う目的を理解できます。
変更を知らせる相手の連絡先。
変更を知らせる仕事には、連絡できる先が必要です。
会場の準備に必要な申込みの合計人数。
人数だけを知る目的には、個別の氏名や連絡先は不要です。
次回案内を受けなくても、今回の申込みはできる。
次回案内の選択は、今回の体験会への申込みと別です。
初めは選ばれておらず、希望する人が選ぶ。
今回の申込みだけで次回案内を選んだことにならない形です。
今回の体験会で時刻が変わったことの連絡。
Aさんは今回の連絡は受けますが、次回の案内は選びませんでした。
次回案内を受け取ると選んだ人。
次回案内は、受け取りを希望した人に送ると決めています。
一覧を開ける人が必要な担当者に限られるか。
リンクを持つだけで開ける設定ではなく、閲覧できる担当者を確認します。
個人を示す欄を載せず、申込み人数をまとめた結果。
外部に知らせる目的には、個別情報のない人数の報告を使います。
体験会が終わって一か月後。
今回の一覧には、行事終了から一か月後という期限を決めました。
案内の目的を説明した別の一覧で、決めた期限まで保管する。
希望した人の連絡先だけを、説明した別の目的と期限で扱います。
記述問題の解答・確認の観点
資料：何のために集めるかを決める
資料Aで氏名と連絡先を使う目的を一つずつ書き、住所を集める必要がない理由も説明しましょう。
来た人が申し込んだか氏名で確かめ、時刻を変えたら連絡先に知らせます。郵便を送る予定がなく、この運営には住所を使う必要がありません。
各項目に使い道があるか確かめます。
- 氏名で参加確認し、連絡先で開催時刻の変更を知らせると示す。
- 郵送など住所を使う目的がないため、集める必要がないと示す。
資料：使う目的を具体的に説明する
資料Bを参考に、体験会の申込者へ利用目的を具体的に知らせる文を書き、具体的に書く理由を説明しましょう。
「氏名と連絡先は、当日の参加を確かめ、開催時刻が変更された場合に連絡するために使います」と伝えます。申し込む人が、自分の情報がどんな場面で使われるか分かるからです。
「運営のため」という表現に、具体的な用途を補います。
- 当日の参加確認と、時刻変更を連絡する用途を示す。
- 申込者が自分の情報の使われ方を理解できる理由を示す。
資料：必要な項目と見る人を限る
資料Cで受付担当者と会場準備係に見せる情報をそれぞれ書き、その違いの理由を説明しましょう。
受付では来た人が申込みをしたか確かめるので氏名を見ます。準備は席などの数を知ればできるので、個別の欄を見せず合計人数を伝えます。
担当ごとに知る必要のある情報を比べます。
- 受付担当者は参加を確かめるため氏名を使うと示す。
- 会場準備係は準備に必要な合計人数だけを知ればよいと示す。
資料：別の案内を受け取るか選ぶ
資料Dで次回案内の選択を今回の申込みから分ける仕組みを、初めの状態と、選ばなかったときの扱いを含めて説明しましょう。
次の案内を希望する人が自分で欄を選べるようにし、初めは空欄にしておきます。案内を選ばなかった人も、今回の体験会には申し込めます。
違う用途を受け入れることを、参加の条件にしない例です。
- 次回案内を別の選択欄にし、初期状態では選ばれないと示す。
- 選ばなくても今回の申込みができると示す。
資料：共有の設定と相手を調べる
資料Fで個別の一覧と外向けの報告の扱いをどう分け、共有前に何を確認するか説明しましょう。
名前や連絡先は担当者に限り、外の人には申込みの数だけを知らせます。一覧を送る前に、必要な担当者だけが開ける設定になっているかを確認します。
知らせる目的が違えば、見せる情報も違います。
- 個別の一覧は担当者に限り、外向けには合計を示す。
- 共有前に誰が開ける設定か確認することを示す。
資料：保管の期限を区別する
資料Gの二つの一覧を、用途と保管期限で区別して説明しましょう。
今回の受付と変更連絡の一覧は行事が終わって一か月たったら消します。次回案内を希望した人の連絡先は、本人に説明した案内用の期限まで別に管理します。
何のための一覧かで、残す期間も区別します。
- 今回の一覧は受付・連絡用で、終了の一か月後に消すと示す。
- 次回の一覧は案内を希望した人に限り、別に説明した期限まで扱うと示す。